Nhóm lập trình viên từ xa: Tổng quan

Đội lập trình viên từ xa là một nhóm người làm việc cùng nhau trong một dự án phát triển phần mềm tại địa điểm của họ mà không cần có mặt ở địa điểm của công ty. Những nhóm ở xa như vậy bao gồm các chuyên gia có kỹ năng khác nhau đến từ nhiều khu vực khác nhau trong nước hoặc trên toàn cầu. Vì vậy, họ tuân theo chính sách làm việc tại nhà (Work From Home) hoặc làm việc từ mọi nơi. Các công ty có thể thuê nhóm từ xa và bắt đầu dự án của mình thông qua chế độ trực tuyến.

Nhóm lập trình từ xa có tiềm năng cung cấp bất kỳ dự án phần mềm và ứng dụng nào. Giải pháp này cùng dịch vụ gia công phần mềm giúp bạn làm việc với những người chuyên nghiệp ở nhiều múi giờ khác nhau.

Sau khi thiết lập hệ thống phù hợp, nhóm sẽ được kết nối trực tuyến và thiết lập các kênh liên lạc của công ty để cập nhật công việc hàng ngày. Do đó, văn hóa làm việc từ xa vẫn giống như văn phòng theo quy định của công ty, chỉ khác biệt lớn nhất ở chỗ là vị trí làm việc của họ mà thôi.

Những thách thức của việc sử dụng các lập trình viên làm việc từ xa phát sinh khi làm việc trong thời gian dài có thể là:

• Việc duy trì liên lạc nội bộ trở nên khó khăn
• Cách tiếp cận micro manage (quản lý chi tiết) gây khó chịu cho nhân sự remote
• Sự khác biệt về múi giờ có thể ảnh hưởng đến quá trình hoàn thành nhiệm vụ
• Khoảng cách giữa các phòng ban hình thành khi công ty không tương tác với nhóm nhân sự remote định kỳ, 
• Quy trình làm việc và phân cấp không xác định của các nhóm
• Khó khăn trong việc quản lý công việc trong nhóm
• Thiếu nỗ lực hợp tác cho dự án

Những thách thức này dẫn đến các hậu quả nghiêm trọng cho dự án, vậy nên chúng ta sẽ cần có các kỹ thuật giúp quản lý đội nhóm từ xa hiệu quả hơn.

Những mẹo quan trọng để quản lý nhóm phát triển phần mềm từ xa

1) Mô tả rõ ràng các nguyên tắc chính của công ty

Đầu tiên, bạn cần chỉ ra rõ ràng và chính xác các nguyên tắc và quy tắc của công ty mình cho nhóm. Đó là khía cạnh cơ bản nhưng vô cùng quan trọng. Thông thường, điều này rất cần thiết tại thời điểm đào tạo nhân sự từ xa. Vì vậy, nhóm sẽ nhận thức rõ về các quy định làm việc tại nhà. Bao gồm những điều sau đây:

• Thay đổi thời gian
• Trách nhiệm hàng ngày
• Giờ giải lao
• Chính sách nghỉ phép
• Tham dự các cuộc họp
• Sự sẵn sàng
• Giao thức truyền thông
• Thời hạn nhiệm vụ, v.v.

Khi làm việc với một nhóm từ xa, những điều kiện tiên quyết này thể hiện nhu cầu của công ty bạn. Theo đó, người lao động ở xa có thể phân tích điều kiện làm việc. Vì vậy, nó thiết lập một thỏa thuận chung giữa công ty và nhóm phát triển từ xa.

2) Lên lịch các buổi gặp mặt hàng tuần/hàng tháng

Nhóm lập trình viên từ xa không ở cùng với các thành viên trong nhóm văn phòng. Do đó, việc duy trì mối quan hệ thân quen càng trở nên quan trọng hơn. Việc tổ chức một cuộc họp định kỳ với tất cả các thành viên trong nhóm sẽ làm tăng sự tương tác của họ. Đó là một mẹo chuyên nghiệp để quản lý nhân sự từ xa. Từ đó công ty thảo luận và xác định được các mục tiêu mới.

Meeting qua Internet hàng tuần hoặc mỗi tháng một lần sẽ giúp bạn quản lý nhóm từ xa dễ dàng hơn. Ngoài ra, nhóm làm việc từ xa có thể mang cảm giác cô đơn hoặc sợ bị bỏ lỡ (FOMO). Hơn nữa, mỗi cuộc họp sẽ giúp họ nâng cao tinh thần và cảm giác được đánh giá ngang bằng với các nhóm làm việc tại chỗ. Vì vậy, nhóm làm việc từ xa vẫn có thể giao tiếp và làm việc phù hợp với điều kiện của họ như những nhóm làm việc tại trụ sở công ty. Kết quả là, nó hỗ trợ nhóm phát triển từ xa đạt được các mục tiêu kinh doanh mong muốn bằng những nỗ lực tập thể.

3) Lập kế hoạch hợp lý hóa quy trình làm việc giữa các nhóm

Cần phát triển và triển khai quy trình làm việc giữa các thành viên nhóm từ xa theo một quy trình đơn giản hóa. Việc đưa ra thời hạn đóng vai trò nổi bật trong việc quản lý và làm việc với các nhóm từ xa. Mọi việc có thể trở nên đơn giản hơn bằng cách sử dụng các công cụ quản lý nhóm từ xa tốt nhất. Dưới đây là một số công cụ phù hợp có thể tham khảo:

• Công cụ quản lý nhân viên
• Portal báo cáo
• Công cụ theo dõi công việc
• Công cụ quản lý dự án
• Cổng thông tin chung...

Nhiều người hiểu sai rằng các công cụ trên được thiết lập để kiểm soát nhóm nhân sự từ xa. Thực tế đó không phải là mục đích cuối cùng mà nó được sử dụng để hợp lý hóa quy trình làm việc giữa các phòng ban. Người quản lý và các nhân viên từ xa có thể giám sát trạng thái nhiệm vụ, điểm danh, lịch họp, hồ sơ, thông báo quan trọng, v.v.

4) Đánh giá hiệu suất làm việc của nhân sự từ xa

Việc sử dụng các giải pháp quản lý nhóm từ xa giúp bạn hệ thống về hiệu suất của từng nhân viên. Người quản lý có thể xem xét hiệu suất và hiệu quả làm việc của nhân viên. Theo đó, các công ty có thể quản lý để đưa ra các đánh giá và mức tăng lương công bằng cho nhóm từ xa.

Tương tự, nếu có tồn đọng trong hiệu suất tổng thể của nhóm lập trình viên từ xa, công ty có thể đưa ra các hướng dẫn trong các kênh quản lý. Các giải pháp đó cho phép các nhân sự remote tự triển khai các hoạt động cải thiện hiệu suất.

5) Thiết lập hoạt động truyền thông tiêu chuẩn

Giao tiếp là chìa khóa để xây dựng và duy trì mối quan hệ lâu dài, cho dù đó là giữa khách hàng - công ty hay nhân viên ở xa. Duy trì kết nối và thông tin cho nhau tại nơi làm việc thực sự quan trọng. Do đó, cần phải có kênh liên lạc cụ thể, phù hợp với từng công ty.

Hơn nữa, nếu một dự án mới được giới thiệu, việc truyền đạt các bước cũng như yêu cầu của nó cần được thực hiện với các kênh liên lạc thích hợp. Điều này cũng làm tăng sự gắn kết của nhân viên ở xa với đồng nghiệp của họ.

6) Cung cấp cơ hội học tập và phát triển

Công ty cần cung cấp cơ hội học tập cho nhân sự làm việc từ xa theo định hướng phát triển của công ty. Các chương trình đào tạo phát triển kỹ năng này mở ra tiềm năng nâng cao kết quả làm việc.

Từ đó công ty của bạn mở rộng năng lực cung cấp giải pháp khách hàng. Mặt khác, các đội làm việc từ xa cũng mong muốn sự phát triển nghề nghiệp. Nếu thiếu những thúc đẩy những kỹ năng đó cùng các buổi đào tạo nghề nghiệp, các nhóm làm việc từ xa sẽ rời bỏ sớm công ty của bạn. 

7) Hào phóng về hỗ trợ 

Những người quản lý hoặc trưởng nhóm cấp cao hơn cần chủ động hỗ trợ các nhân viên từ xa trong các dự án trong một vài tình huống họ gặp khó khăn về sắp xếp thời gian hoặc nguồn lực. Điều này giúp xây dựng mối quan hệ lâu dài, nâng cao tinh thần của nhóm từ xa và thúc đẩy họ có thêm động lực làm việc cống hiến.

8) Tổ chức kỷ niệm các cột mốc quan trọng của nhóm và ghi nhận thành tích cá nhân 

Nhóm làm việc ở xa văn phòng cần phải bắt kịp văn hóa nơi làm việc. Vì vậy, sự đánh giá cao và khuyến khích bằng phần thưởng là thứ giúp họ có động lực và thúc đẩy những nỗ lực của họ. Cho phép họ nhận thức được tầm quan trọng và giá trị của bản thân đối với tổ chức.

Mọi tổ chức nên xây dựng các chính sách đánh giá cao các thành viên trong nhóm vì những cột mốc quan trọng của họ. Đây là một trong những chiến thuật tốt nhất để quản lý và làm việc với các nhóm phát triển từ xa. Mặt khác, nó sẽ làm tăng sự tin tưởng và kính trọng của nhân sự từ xa đối với tổ chức.

9) Tổ chức các chuyến công tác 

Nếu chỉ tổ chức các cuộc họp trực tuyến và trò chuyện là chưa đủ. Mỗi năm một lần hoặc 6 tháng, bạn nên tổ chức các chuyến công tác cho các nhóm lập trình viên từ xa. Hãy tổ chức một chuyến công tác ngắn ngày cho họ trong bối cảnh hợp tác công việc và thảo luận về dự án.

Điều này sẽ tạo ra những kỷ niệm quý giá và xây dựng mối quan hệ giữa các cá nhân trong tập thể với nhau. Bên cạnh đó, những trò chơi vui nhộn sẽ giúp các nhóm hòa đồng hơn từ đây tạo ra văn hóa làm việc lành mạnh và cởi mở cho các nhóm ở xa.

10) Thu thập phản hồi chân thực của các nhóm từ xa

Dù tổ chức áp dụng nhiều cách tiếp cận lấy nhân viên làm trung tâm như thế nào thì nhân viên, đặc biệt là nhóm nhân sự từ xa, họ luôn có một số lo ngại. Tốt hơn là nên lấy phản hồi của họ về công ty của bạn theo định kỳ.

Bằng cách trả lời các câu hỏi của họ, bạn có thể biết được suy nghĩ của họ về công ty. Nó mang lại sự rõ ràng cho việc thực hiện các sửa đổi mới tùy thuộc vào phản hồi của họ. Ngoài ra, bạn cũng có thể nhận được phản hồi trực tiếp về công việc và mối quan hệ của họ với các thành viên khác trong nhóm.

Vì vậy, nó khiến nhóm từ xa cảm thấy được ghi nhận khi mối quan tâm của họ được nêu bật và xem xét. Do đó, nó mang lại sự tin tưởng của nhóm từ xa vào tổ chức quản lý.

Phát triển nhóm nhân sự từ xa của bạn ngay bây giờ!

Với việc doanh nghiệp mở rộng quy mô trên thị trường toàn cầu, việc huy động và làm việc với các tài năng toàn cầu trở nên quan trọng. Nó cũng có lợi để làm cho dự án phát triển phần mềm có hiệu quả về mặt chi phí. Vì vậy, nếu bạn thực sự cần một đội ngũ phát triển từ xa đáng tin cậy và giàu kinh nghiệm, chúng tôi có thể đồng hành cùng bạn.

WOWUP JSC  là công ty phát triển phần mềm chuyên nghiệp có kinh nghiệm làm việc với khách hàng từ các khu vực địa lý khác nhau từ trong nước ra thị trường quốc tế, chúng tôi tập hợp các nhân sự phát triển công nghệ có chuyên môn cao được phân bổ để phục vụ các yêu cầu đặc biệt của dự án. 

Từ việc quản lý nhóm từ xa đến gửi bản cập nhật nhiệm vụ, trưởng nhóm và người quản lý dự án của chúng tôi sẽ xử lý tất cả. Vì vậy, bạn có thể thoải mái ưu tiên những vấn đề quan trọng khác. Dù vị trí của bạn là gì, nhân sự của chúng tôi đều có thể sẵn sàng phục vụ tùy theo yêu cầu của bạn và cung cấp các giải pháp phần mềm theo nhu cầu của bạn!