Global Business Services (GBS) là gì?

Một cấu trúc tích hợp duy nhất được gọi là dịch vụ kinh doanh toàn cầu (GBS) thống nhất các chức năng văn phòng phía sau và phía trước của một tổ chức. Mục tiêu của việc tích hợp này là thúc đẩy sự hợp tác trên toàn thế giới, đẩy nhanh các thủ tục và hỗ trợ các mục tiêu kinh doanh chiến lược.

Không giống như các mô hình trước đó, GBS cung cấp một phương pháp toàn diện để quản lý các dịch vụ kinh doanh. Nó vượt xa việc đơn giản là hợp lý hóa các quy trình và cắt giảm chi phí. Thay vào đó, GBS ưu tiên đổi mới, đưa ra quyết định tốt hơn và chất lượng dịch vụ cao hơn. Thông qua việc sử dụng các công nghệ tiên tiến và tập trung hóa dịch vụ, GBS hỗ trợ các doanh nghiệp hoạt động hiệu quả và linh hoạt hơn.

Minh họa dịch vụ kinh doanh quốc tế

Một loạt các dịch vụ tích hợp như tài chính kế toán, nhân sự, hỗ trợ CNTT, mua sắm và dịch vụ khách hàng được đưa vào danh mục dịch vụ kinh doanh toàn cầu (GBS). Các dịch vụ này được sắp xếp hợp lý và được quản lý tập trung, hỗ trợ các chức năng kinh doanh khác nhau trên toàn bộ hoạt động toàn cầu của tổ chức.

Ưu điểm và thách thức của mô hình GBS

Mặc dù GBS có nhiều ưu điểm nhưng cũng có những hạn chế. Thành công của mô hình phụ thuộc vào việc triển khai chiến lược và cải tiến liên tục, đồng thời cần có sự cân bằng tinh khả năng thích ứng của địa phương và tính đồng nhất toàn cầu. Chúng tôi liệt kê những ưu điểm và khó khăn chính của việc thiết lập và duy trì khuôn khổ GBS dưới đây.

Thuận lợi:

Nâng cao hiệu quả: GBS tăng cường hiệu quả hoạt động trong các hoạt động quốc tế bằng cách hợp lý hóa các thủ tục kinh doanh khác nhau.

Tiết kiệm: GBS đạt được tính kinh tế theo quy mô và giảm chi phí chung bằng cách tích hợp các dịch vụ.

Nâng cao chất lượng dịch vụ: Các quy trình được tiêu chuẩn hóa của GBS tạo ra các dịch vụ nhất quán, tốt hơn trong mọi lĩnh vực.

Linh hoạt và đổi mới: Chiến lược giúp doanh nghiệp thích ứng nhanh với những thay đổi của thị trường và khuyến khích đổi mới bằng cách giải phóng nguồn lực.

Thách thức:

- Độ phức tạp khi triển khai: Việc xây dựng khung GBS rất phức tạp và cần lập kế hoạch và thực hiện cẩn thận.

- Những trở ngại liên quan đến văn hóa và quy định: Có thể khó quản lý dịch vụ trong nhiều bối cảnh văn hóa và quy định khác nhau.

- Tích hợp công nghệ: Việc thiết lập cơ sở hạ tầng công nghệ phức tạp và tốn kém để kích hoạt GBS có thể là một thách thức.

- Quản lý thay đổi: Việc áp dụng mô hình GBS đòi hỏi phải có sự thay đổi đáng kể về mặt tổ chức, đòi hỏi sự giao tiếp và lãnh đạo mạnh mẽ.

BPO (Outsourcing) là gì?

Việc ủy thác các nhiệm vụ kinh doanh tốn nhiều công sức, dành thời gian của bạn cho một tổ chức khác được gọi là gia công quy trình kinh doanh (BPO). Các nhiệm vụ này sẽ do tổ chức này sở hữu, quản lý và quản lý, điều này cũng sẽ đảm bảo rằng chúng đáp ứng các tiêu chí và KPI đã thỏa thuận.

Kinh doanh chênh lệch chi phí lao động là chìa khóa của mô hình BPO. Nó đòi hỏi bạn phải ký kết một thỏa thuận với một công ty không liên kết chuyên về bất kỳ công việc nào bạn cần làm. BPO giúp các tổ chức giảm vốn lưu động và OpEx, tăng dòng tiền và giải quyết các vấn đề của khách hàng nhanh hơn, từ đó cải thiện sự hài lòng của khách hàng.

Thuận lợi:

Giảm chi phí: Gia công phần mềm, đặc biệt đối với các hoạt động sử dụng nhiều lao động, có thể giúp giảm chi phí.

Tập trung vào hoạt động kinh doanh cốt lõi: Bằng cách thuê ngoài các dịch vụ không cốt lõi, doanh nghiệp có thể tập trung vào năng lực cốt lõi của mình.

Tiếp cận chuyên môn: Có quyền tiếp cận kiến thức chuyên môn và tài năng trên toàn thế giới mà không thể tìm thấy bên trong.

Khả năng mở rộng: BPO cho phép bạn tự do tăng hoặc giảm quy mô hoạt động khi cần thiết.

Thử thách

Kiểm soát chất lượng: Có thể khó duy trì các tiêu chuẩn chất lượng ổn định.

Rào cản giao tiếp: Những hiểu lầm có thể xuất phát từ sự khác biệt về ngôn ngữ và văn hóa.

Rủi ro liên quan đến bảo mật: Có thể mất tính bảo mật hoặc xâm nhập dữ liệu.

Phụ thuộc vào nhà cung cấp: Việc phụ thuộc quá nhiều vào đối tác trong việc gia công có thể gây nguy hiểm.

Mô hình SSC/SSO là gì?

Để đạt được hiệu quả cao hơn, tiết kiệm chi phí và tiêu chuẩn hóa, các hoạt động kinh doanh như tài chính, nhân sự, CNTT và hỗ trợ khách hàng có thể được hợp nhất và sắp xếp hợp lý thành một trung tâm dịch vụ dùng chung (SSC), một thực thể tập trung trong tập đoàn cung cấp các dịch vụ dùng chung.

Bằng cách tập trung chủ yếu các hoạt động hỗ trợ trong khi vẫn duy trì kiểm soát nội bộ, mô hình dịch vụ chia sẻ toàn cầu hỗ trợ doanh nghiệp giảm bớt độ phức tạp. Có thể thiết lập các trung tâm dịch vụ chia sẻ tại địa phương hoặc trên toàn thế giới. Chi phí giảm và tạo điều kiện cho việc ra quyết định sáng suốt hơn.

So sánh mô hình của BPO, SSC v.s GBS

Mỗi mô hình đều có những tính năng, lợi ích và thách thức đặc biệt. Nhận ra những khác biệt này là điều cần thiết để lựa chọn chiến lược tốt nhất cho các yêu cầu của công ty bạn. Tại đây, chúng tôi sẽ so sánh các mô hình này để cung cấp bức tranh rõ ràng hơn về cách chúng hoạt động và những gì chúng cung cấp.

Lựa chọn khung cung cấp dịch vụ toàn cầu phù hợp cho doanh nghiệp của bạn

Có một số yếu tố kinh doanh cần tính đến cũng như những lợi ích và hạn chế của từng mô hình mà bạn nên biết khi chọn sử dụng mô hình nào. Sau đây là hai yếu tố quan trọng nhất cần xem xét khi lựa chọn mô hình cung cấp dịch vụ tốt nhất:

Tầm nhìn kinh doanh:

Các tiêu chuẩn sau đây cần được lãnh đạo tự đánh giá khi lựa chọn và chuẩn bị bất kỳ mô hình cung cấp dịch vụ nào. Đây là bảng câu hỏi giúp bạn có đủ dữ liệu để bạn có thể quyết định:

• Mục tiêu chi phí cuối cùng của bạn là gì?
• Điều nào hấp dẫn bạn hơn: đầu tư dài hạn với lợi tức đầu tư lớn hơn hay giảm chi phí mạnh mẽ?
• Bạn có coi việc mở rộng và khả năng mở rộng là mục tiêu hoặc ưu tiên trong tương lai không?
• Mối quan hệ lâu dài với người tiêu dùng có tập trung vào việc cung cấp dịch vụ xuất sắc có nằm trong tầm nhìn của bạn không?

Chi phí liên quan

Chi phí và lợi tức đầu tư từ các dịch vụ được sử dụng là hai trong số những điều quan trọng nhất cần tính đến. Vì vậy, hãy xem xét hai điều quan trọng mà bạn nên tự hỏi mình:

Chúng ta có thể đưa các chi phí cần thiết cho một phong cách cung cấp dịch vụ cụ thể vào ngân sách hiện tại không?

Bạn sẽ mất bao lâu để thấy được lợi nhuận từ khoản đầu tư hiện tại của mình? Bạn có thấy ROI hấp dẫn không?

Câu hỏi "Outsourcing so với Shared Services Center và  GBS" là câu hỏi sẽ không bao giờ biến mất và giải pháp tốt nhất đòi hỏi phải xem xét khách quan các nhu cầu cụ thể của từng trường hợp.

Khi nào tôi nên chọn mô hình BPO?

Khi một doanh nghiệp muốn giảm chi phí, cần đạt được tiến bộ nhanh chóng và đang tìm kiếm sự thay đổi đáng kể, việc thuê ngoài thường có ý nghĩa nhất.

Khi nào nên chọn mô hình SSC?

Các dịch vụ chia sẻ toàn cầu cung cấp nhiều quyền kiểm soát hơn đối với các quy trình quan trọng và giảm rủi ro cho các doanh nghiệp đã thành lập với các mục tiêu ngoài việc giảm chi phí. Để đảm bảo giá trị bổ sung và hoạt động an toàn, chiến lược này rất cần thiết cho các hoạt động chiến lược và những hoạt động có yêu cầu tuân thủ nghiêm ngặt.

Khi nào nên chọn mô hình GBS?

GBS là lựa chọn tốt nhất cho các giám đốc điều hành muốn cải thiện tính linh hoạt của tổ chức bằng cách biến các bộ phận của họ thành nhà cung cấp dịch vụ hàng đầu. Nó phù hợp với những công ty muốn trở thành người dẫn đầu trong lĩnh vực của họ vì nó mang lại cho họ sự linh hoạt để phản ứng nhanh chóng với các cơ hội, mối đe dọa hoặc những thay đổi quan trọng trong nền kinh tế.

Mô hình cung cấp dịch vụ nào phù hợp với công ty của bạn?

Không có cách tiếp cận nào phù hợp cho tất cả đối với BPO, SSC hoặc tối ưu hóa GBS cho các hoạt động kinh doanh. Chiến lược kết hợp, kết hợp các khía cạnh của từng mô hình để phù hợp nhất với mục tiêu của bạn, mang lại lợi ích cho doanh nghiệp. Khả năng thích ứng này cho phép doanh nghiệp cân bằng giữa kiểm soát nội bộ và hiệu quả bên ngoài bằng cách quản lý các nhiệm vụ kinh doanh khác nhau theo cách hiệu quả nhất.

Tóm tắt

Qua bài viết trên, hãy xem xét những lợi ích riêng biệt mà mỗi mô hình trong ba mô hình trên mang lại cho quy trình O2C của bạn. Khi quyết định giữa GBS, SSC và BPO, mô hình có xu hướng ưu tiên lợi thế thì GBS là lựa chọn tốt nhất. Môi trường GBS đang được cách mạng hóa nhờ sự tích hợp giữa AI và phân tích dữ liệu. Những công nghệ này cung cấp những hiểu biết toàn diện để cải thiện việc ra quyết định và lập kế hoạch chiến lược bên cạnh việc hợp lý hóa các hoạt động. Các doanh nghiệp có thể thúc đẩy hiệu quả và sự sáng tạo bằng cách biến lượng dữ liệu khổng lồ thành thông tin hữu ích bằng các công cụ thích hợp. Cảm ơn bạn đã theo dõi bài viết của WowUp, cùng giải đáp những thắc mắc của bạn qua trang Blog của WowUp bạn nhé!